En cette période particulière, la communication est plus que jamais cruciale. Elle permet de faire en sorte que la société puisse continuer à exister, que les entreprises continuent à travailler, sans risques, que les individus puissent prendre soin les uns des autres tout en restant à distance.
Les médias sociaux pour garder la connexion
Le monde a profondément changé ses habitudes en très peu de temps et toute l’économie s’en est trouvée bouleversée. C’est un fait exceptionnel puisque peu importe où vous vous trouvez en ce moment, le monde autour de vous a changé et chacun doit adapter sa façon de travailler, sa façon de vivre pour pouvoir survivre.
Aujourd’hui le digital occupe une place déterminante, et c’est ce qui nous permet de garder le contact avec le monde extérieur. Vous avez du entendre ou lire que les plateformes telles que Netflix ont réduit la qualité de leurs vidéos pour ne pas saturer le réseau. C’est dire à quel point le monde est connecté et “consomme” le contenu web.
Une étude au niveau mondial de Kantar réalisée pendant la pandémie révèle que la navigation sur le web augmente de 70 %. Les réseaux de communication tels que Facebook, Whatsapp et d’autres affichent des bons d’utilisation impressionnants.
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Un article écrit par Joanna Stern dans The Wall Street Journal le 21 mars dernier s’intitule : “OK, Fine, Let’s All Get Back on Facebook” (Ok, très bien, retournons sur Facebook) et décrit que bon nombre de personnes se sont ré-inscrites sur Facebook ces derniers jours. Le réseau de Mark Zuckerberg n’a pourtant plus le vent en poupe depuis quelques temps, des vagues de désinscription massive ont été enregistrées. Mais les internautes de sont rapidement rendu compte qu’il fallait trouver un endroit ou nous pourrions tous être en contact les uns avec les autres sans pour autant entrer en contact physique. Il se trouve que cet endroit existe déjà : c’est ce que Facebook a créé.
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On peut constater que même les sociétés qui n’ont jamais mis en place le télétravail auparavant, ou qui n’avaient jamais sauté le pas du digital complètement continuent à assurer leurs services malgré tout à distance. Le digital permet de trouver des solutions rapides et efficaces à court terme.
Votre communication interne est fondamentale
Outre les règles de sécurité et les mesures nécessaires de confinement, pour les sociétés de service le principal est de pouvoir poursuivre son travail et continuer à servir ses clients. Pour cela l’organisation interne est déterminante :
- Comment continuer à communiquer ?
- Comment continuer à gérer les affaires ?
C’est maintenant que le digital devient concrètement un outil crucial dans la continuité de l’activité.
Laissez-nous vous présenter notre situation actuelle chez h2a
Nous utilisons depuis plusieurs années les outils en ligne Dropbox, Skype, Fitnet et Monday. Ces solutions nous permettent déjà en temps normal de travailler depuis n’importe quel poste, et à n’importe quel endroit pourvu que l’on ait une connexion Internet.
Bien évidemment les réunions physiques et le travail collaboratif en direct sont des éléments essentiels de notre quotidien : cela permet d’exprimer nos idées et d’être plus efficients.
Dropbox
Nous utilisons la version business de dropbox qui nous permet de stocker tous nos dossiers en ligne, les rendant accessible à tous les membres de l’équipe. Dropbox a aussi une multitude de fonctionnalités pratiques et indispensables qui nous font gagner un temps certain tous les jours (Gsuite, paper, partage de fichiers sécurisés avec l’extérieur, etc…) Un autre avantage, c’est qu’il n’y a pas de maintenance serveur et pas de problème de backup 😉
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Skype
Outil très connu, il permet de chatter, passer des appels ou d’effectuer des visioconférences. Désormais il est également possible d’appeler des numéros de téléphone et une version Skype Business existe pour les entreprises. Nous l’utilisons habituellement au sein de l’équipe, comme un simple chat, mais en ce moment il nous permet de réaliser des visioconférence en équipe, mais également avec nos clients.
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Fitnet Manager
Fitnet Manager est un outil de gestion commerciale et administrative. Nous avons donc accès à tous les documents essentiels (BDC, contacts clients, factures etc…) C’est un véritable gain de temps puisque tous nos documents peuvent ainsi être dématérialisés et partagés par tous.
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Monday
Il s’agit d’un outil de gestion de projet qui permet le travail collaboratif, le partage d’information et l’organisation dans le temps de ces projets.
L’équipe partage ses documents, ses briefs, le statut de ses tâches, les deadlines, et tout est accessible au même endroit en un seul coup d’oeil. Nous pouvons connaître en temps réel le statut de n’importe quel projet. Grâce à Monday nous gagnons un temps précieux puisqu’il nous permet de nous concentrer sur les tâches importantes au lieu de perdre du temps à les organiser.
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Malgré une activité ralentie, le fait d’être en télétravail ne bouleverse pas totalement nos tâches.
Ces quatre logiciels en ligne nous permettent de gérer plus efficacement nos différents projets au quotidien : ils permettent d’éviter d’utiliser du papier, de partager immédiatement les informations avec les équipes, d’être plus réactifs auprès des clients et de ne pas perdre de temps même si nous devons nous déplacer pour des rendez-vous ou toute autre raison. Le simple fait d’avoir une connexion Internet suffit à nous connecter à nos outils.
Informer vos clients de votre situation
Dans l’étude Kantar, une nette majorité de consommateurs attend de la publicité qu’elle apporte une contribution positive à la société, 75% attendent à ce que les entreprises continuent d’Informer sur ses efforts pour faire face à la situation.
Vos clients passent en ce moment beaucoup de temps sur le web ou sur les réseaux sociaux, il est donc primordial pour vous de les informer et d’occuper cet espace pour faire part de ce que vous mettez en place pour assurer votre travail.
Il est possible de créer un e-mailing, poster un message sur votre page Facebook ou Linkedin, mettre à jour votre page Google myBusiness, ou encore un article sur votre site web, le principal est de garder le contact.
La plupart des sociétés de service assurent la continuité de leur activité malgré la crise : les banques, les agences immobilières, les promoteurs, les services aux entreprises, etc.
Même si les chantiers sont à l’arrêt, l’activité se poursuit : la consultation des plans, le conseil, les estimations de biens sont tout à fait possible en cette période. Les entreprises s’organisent pour utiliser un maximum les outils digitaux, et ainsi maintenir leur activité à distance.
La communication positive et la solidarité
Etant donné le manque de matériel de protection et les conditions difficiles dans lesquelles évoluent les personnels soignants, les médecins et toute autre personne se trouvant en 1ère ligne de l’épidémie, un élan de solidarité a vu le jour dans de nombreuses entreprises.
Plusieurs d’entre elles ont mis à disposition leurs outils de production ou leur savoir-faire pour venir en aide à la communauté.
Voici quelques exemples que nous avons pu relever dans la presse (nous n’avons pas fait un relevé exhaustif, nous nous en excusons, et nous en profitons pour saluer toutes les initiatives qui ont vu le jour au cours de ces dernières semaines) :
Metaform architects a créé un fichier pour imprimer des masques de protection du visage sur une imprimante 3D
C’est ainsi tout un réseau d’impression et de création de masque qui s’organise et sont désormais récoltés par l’armée. Des particuliers bénévoles peuvent se joindre à l’opération.
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Luxvisual se joint à ce même élan de solidarité et produit les visières de protection qui sont fixées sur ces masques
La société publie également sur son site un communiqué pour informer qu’ils mettent à disposition de la communauté leurs outils de production.
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Production de solution désinfectante
Le producteur luxembourgeois de cidre Ramborn produit des bouteilles de solutions désinfectantes et les distribue gratuitement aux institutions et commerces voisins de la commune.
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Digital Aid Program
Lancé par Regie.lu et la Chambre de Commerce du Luxembourg
Ce programme permet aux sociétés ou entités dont les produits et services sont indispensables à la bonne marche économique du Luxembourg et à la vie de ses résidents d’obtenir gratuitement de la visibilité dans plusieurs publications online luxembourgeoises.
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Bien que ces actions soient dénuées d’intérêts commerciaux, il est primordial d’en parler et de le faire savoir. Si votre entreprise a participé à des actions de ce type, sachez qu’elle n’en sortira que grandie et ce sur de nombreux points.
Le sentiment d’appartenance que vos collaborateurs pourront ressentir sera considérable, parce qu’ils se sentiront utiles au sein de la communauté. Ils sont les premiers ambassadeurs de votre marque ou de votre société : ils partageront cette expérience auprès de leurs proches et sur leurs réseaux sociaux, ce qui permettra d’accroître votre visibilité.
Même si la tendance a déjà évolué, la crise que nous traversons va changer, (on l’espère), radicalement nos habitudes, notre façon de consommer et d’échanger. L’achat responsable et engagé prendra une toute autre place et les clients se tourneront davantage vers une entreprise agissant pour le bien de la communauté.
Vers de nouvelles habitudes ?
Que retiendrons-nous de ces semaines passées chez nous à l’avenir ?
Il est probable que de nouvelles solutions verront le jour suite à la mise en place “forcée” de ces mesures d’urgence.
Finalement l’important pour une société n’est peut être pas simplement d’être présente à un seul endroit physiquement, mais d’être aussi et surtout disponible partout depuis le web.
Nous comprendrons que le digital n’est pas simplement un divertissement mais qu’il pourra réellement servir nos entreprises et nous permettre d’être plus efficaces dans notre travail.
Enfin, espérons que les mouvements de solidarité et d’entraide se poursuivront même dans une société en bonne santé.
